Организация и проведение праздника в Самаре – как с нашей помощью рождается чудо

Главная / Без рубрики / Организация и проведение праздника в Самаре – как с нашей помощью рождается чудо

Организация и проведение праздника в Самаре – как с нашей помощью рождается чудо

 

Жизнь без праздников – это длинный путь без заезжего двора.
Демокрит

Праздник в радость!

Праздник всегда дарит новые впечатления, но вот какими они окажутся – радостными или не очень, полностью зависит от уровня его организации. Исключение могут составлять скромные застолья в тесном кругу, когда для настроения достаточно теплой компании. Если же речь идет о крупном событии, без четкого плана действий не обойтись.

Несмотря на то, что в большинстве случаев на празднике необходимо (всего-то!) накормить и развлечь гостей, на деле это оказывается не так-то просто. Ведь за этими двумя словами кроется большое количество задач – от составления концепции до подбора помещения, ведущего, оформления зала и пр. А, учитывая, что люди стали разборчивы как в деликатесных продуктах, так и в вопросах досуга, удивить гостей бывает трудно.

Чтобы праздник соответствовал высоким требованиям и доставил удовольствие и радость, не только компании, но и частные лица Самары все чаще обращаются за помощью в организации и проведении мероприятия к профессионалам, то есть к праздничным агентствам.

Всего за пару десятков лет, начиная с момента появления праздничных агентств в нашей стране, сфера event-услуг сделала большой рывок в развитии. Сейчас агентства по организации и проведению праздников в Самаре способны сотворить целое действо, о котором вы мечтали или… не могли мечтать. Привлекая в работу лучшие достижения event-индустрии, а также используя свои связи и годами накопленный опыт, агентства помогают экономить время и воплощать в жизнь самые неожиданные идеи.

5328

Итак, как же рождается чудо праздника?

Организация крупного и по-настоящему чудесного праздника состоит из нескольких этапов, и чем тщательнее они будут проработаны агентством, тем лучше пройдет мероприятие. Также многое зависит от точности предоставляемой заказчиком информации – ведь с нее все начинается.

Этапы организации праздника

 

1.Предварительный этап. На нем необходимо получить ответы на вопросы:

  • какое мероприятие?
  • зачем?
  • в каком формате?
  • какова идея?
  • сколько?

2.Этап подбора подрядчиков и составляющих мероприятия.
3.Этап сведения и согласования всех позиций.
4.Завершающий этап:

  • проверка готовности составляющих мероприятия;
  • назначение ответственных.

1.Предварительный этап

Какое мероприятие?

Когда мероприятие посвящено определенному празднику (Юбилею, Новому году и т. д.), сомнений в выборе его вида не возникает. Однако не всегда оно «привязано» к ежегодным датам. К примеру, в случае с мероприятиями для сотрудников, клиентов и партнеров вопрос «Какое мероприятие?» остается актуальным, так как тренинг будет отличаться от тимбилдинга, а бизнес-завтрак – от круглого стола. Вот основные виды корпоративных, частных и детских праздников.

Для компаний Самары возможны организация и проведение целого ряда праздников, таких как:

  • календарные праздники;
  • профессиональные праздники (День нефтяника, День работников торговли, День строителя и др.);
  • мероприятия для персонала (тимбилдинг, тренинг, спортивное мероприятие и т.д.);
  • Юбилей или День рождения компании;
  • деловые и развлекательные мероприятия для клиентов и партнеров (Incentive tour, бизнес-завтрак, круглый стол, дилерский съезд и т.п.);
  • конференции, форумы, выставки;
  • презентации продуктов и услуг;
  • мероприятия за границей.

Варианты частных вечеринок также очень разные. Кроме Юбилеев и Дней рождения, это:

  • годовщины свадеб;
  • вечеринки, игры;
  • розыгрыши и поздравления;
  • мальчишники/девичники;
  • чудо, сюрпризы;
  • квесты, приключения;
  • встреча из роддома.

К видам детских мероприятий относятся детские Юбилеи, Дни рождения, календарные праздники, выпускные.

Исходя из вида праздника, определяем задачи, которые перед нами стоят, то есть отвечаем на вопрос: зачем нам нужен тот или иной праздник?

Зачем?

Чтобы ожидания оправдались максимально, важно понимать цель мероприятия и составить полный список его задач, будь то корпоративный праздник или частный. Они могут быть как банальными, так и совершенно нестандартными – решать вам!

Примеры задач по корпоративным мероприятиям:

  • отдохнуть;
  • повысить эффективность работы сотрудников в команде, их мотивацию, уровень продаж;
  • найти покупателей и продать товар;
  • удивить партнеров по бизнесу, продемонстрировать статус компании.

А вот для чего можно организовать частную вечеринку или детский праздник:

  • отметить важное событие;
  • весело провести время;
  • «взорвать» общественность.

Чем точнее вы сформулируете цели и задачи, тем проще будет подготовка и тем больше удовольствия доставит праздник.
Далее мы определяем формат мероприятия, то есть – в каком виде будет представлен тот или иной праздник.

В каком формате?

Формат праздника – это вариант его построения и проведения. Любой вид мероприятия можно построить и провести, используя один или несколько форматов и смешивая их, но учитывать при этом, что каждый из них подчинен строгому порядку.

Форматы для корпоративных мероприятий – это:

  • активная программа (спортивные соревнования, программа с наличием разных интерактивных зон, квест с легендой и механикой);
  • банкет с развлекательной программой (классической или тематической);
  • концерт (из готовых номеров или из специально поставленных);
  • презентация, выставка;
  • интеллектуальные игры;
  • конференция.

Форматы частных мероприятий делятся на две группы:

  • Интерактивные мероприятия.
  • Тематические мероприятия.

Основная тематика интерактивного мероприятия – игра или общее занятие. Такое событие может быть:

  • интеллектуальным;
  • творческим;
  • азартным;
  • кулинарным;
  • спортивным;
  • квестом.

Примерами тематик интерактивного мероприятия могут быть «Кулинарный поединок», «Что? Где? Когда?», «Casino Royale», «Гастрономический ужин с дегустацией».
012 Торт
Тематическое мероприятие – это событие, созданное в единой тематике. Тематика его может быть выбрана или создана специально для конкретного события.

Такой праздник создается с помощью:

  • концептуального оформления площадки;
  • специальных творческих коллектив и номеров;
  • детально проработанных образов артистов, ведущих и гостей праздника;
  • тематических пригласительных и другой печатной продукции и пр.

К примеру, это мероприятие с тематикой «Вручение Оскара» или «В стиле Гэтсби».

Вариантов проведения Дня рождения, Нового года, выпускных и других праздников для детей также целое множество. Кроме интерактивных программ (творческие мастерские, приключения, игры на любой вкус и т.п.), к форматам детских праздников относятся разнообразные театрализованные постановки.

Теперь переходим к основному связующему элементу мероприятия – идее.

Какова идея?

Правильная идея мероприятия позволяет сделать его неповторимым и подходящим именно вам или вашей компании. Чтобы такая идея сформировалась, предварительно изучаются предпочтения и вкусы виновника торжества, если таковой имеется, приглашенных гостей, если праздник ориентирован на них, особенности продукта, если мы говорим о презентации, и т. д.

Бюджет – следующий вопрос, который обсуждается на предварительном этапе организации мероприятия.

Сколько?

Размах праздника не может не зависеть от выделенного бюджета, и важно, что крупные праздничные агентства Самары в настоящее время умеют соответствовать vip-стандартам организации и проведения мероприятий, и им есть что предложить требовательным и состоятельным клиентам. Однако стоит отметить, что интересным мероприятие делает, прежде всего, идея, которую можно воплотить и за меньшие деньги.

Но что же все-таки за услуги по организации и проведению праздников предлагают специализированные агентства Самары и в чем они состоят?

Представьте, что перед вами стоит задача подобрать ресторан для крупного мероприятия. Вы никогда этим не занимались? Тогда придется «перелопатить» огромные списки заведений, обзвонить, сравнить цены, меню… Когда выбор будет сделан, вы должны будете встретиться и обговорить детали с администрацией ресторана, а во время праздника контролировать выполнение их обязательств.

Профессионалы по организации праздников сделают за вас не только все это, но и грамотно подберут ресторан по удобному местоположению для проведения, в Самаре или за ее пределами, по стилистике, закажут оформление и прочее, а еще, что немаловажно, будут отвечать за результат и решать самостоятельно вдруг возникшие проблемы. И «выбор ресторана» – это обычно лишь одна строчка в списке задач по подготовке к празднику. Гонорар же агентства составляет обычно 10% от общего бюджета. Что же важнее – нервы и время или потраченные средства, решает каждый сам.

На этом предварительный этап заканчивается и наступает время подбора подрядчиков и составляющих мероприятия.

2. Этап подбора подрядчиков и составляющих мероприятия.

036 ПрограммаС этого момента мероприятие начинает принимать «реальные очертания» – выбираются и покупаются необходимые элементы, подбираются и бронируются помещение, транспорт, заказываются необходимые услуги и т. д. Для каждого праздника это отдельный список, но вот самый простой перечень:

Программа:

  • выбор ведущего;
  • выбор ди-джея;
  • выбор дополнительных артистов.

Техническое обеспечение:

  • заказ звукового оборудования;
  • заказ светового оборудования;
  • заказ видео оборудования.

Фото-видео:

  • выбор фотографа;
  • выбор видеооператора;
  • выбор дополнительных фото/видео услуг.

Еда и напитки;

  • выбор меню в ресторане;
  • выбор и покупка алкоголя и других напитков.

Даже подбор такого, казалось бы, небольшого количества пунктов требует знания уровня и особенностей подрядчиков, а также в принципе занимает много времени, так как до каждого исполнителя необходимо донести требования, проговорить условия и т. д.
Пока все это существует в отдельности, а должно стать частью единого целого, поэтому на следующем этапе эти составляющие необходимо состыковать и согласовать.

3. Этап сведения и согласования всех позиций.

Если все позиции праздника подобраны, значит, теперь их можно сводить в единую картину, чтобы в итоге получить наше желанное мероприятие. На этом этапе все составляющие и участники праздника должны не только быть идеально вписаны в общую идею, стилистику, формат, но и «подогнаны» друг к другу. На практике это значит, к примеру, что в программе должны быть учтены особенности помещения, расстановки столов, и при необходимости вносятся корректировки.

Пример того, что нужно согласовать по программе мероприятия:

  • сценарный план;
  • конкурсы;
  • необходимый реквизит;
  • время начала дискотеки;
  • музыкальная подборка;
  • призы в конкурсах.

А еще, допустим, есть общие вопросы, раздел «Ресторан», «Техническое обеспечение», «Фото-видео», «Транспорт», «Декор» и другие.

В результате должен сложиться четкий план мероприятия, в котором все элементы будут продуманы, согласованы со всеми участниками и заказчиком, сведены между собой по времени, месту, и каждый из них будет дополнять общее целое.

4. Завершающий этап

Проверка готовности составляющих мероприятия

Даже если подрядчики и участники мероприятия очень надежные, никогда не будет лишним проверить их готовность. Акцент делается на самых важных составляющих мероприятия, без которых оно не может состояться. Если с ними все в порядке, то проверяются дополнительные элементы – все ли заказано, куплено, будет ли в нужное время и т.д.

Назначение ответственных

Когда картина мероприятия в виде подробного плана готова, осталось ответить на вопрос «Кто?» и назначить для каждого пункта ответственного человека. Это позволит не просто распределить обязанности, но и легко контролировать ход мероприятия и быстро решать проблемы.

Ну, а теперь, после выполнения всех этапов по организации мероприятия, можете расслабиться и ждать его начала!

И напоследок, вы знали, что праздник – выгодное вложение денег?

050 Командная игра «Поехали!»Да-да, оказывается, именно праздник как источник ярких впечатлений является очень выгодным вложением денежных средств. Как считает американский психолог Томас Гилович, изучающий вопрос денег и счастья, человек испытывает гораздо больше счастья от новых впечатлений, чем от приобретения и обладания какими-либо вещами. К любым материальным благам люди со временем привыкают, и в итоге они не приносят радости. Впечатления же остаются с человеком навсегда и со временем превращаются в драгоценный опыт. Поэтому Томас Гилович советует тратить деньги не на материальные вещи, а на впечатления, а ведь организовать веселый праздник – отличная возможность получить хорошую порцию счастья!

Сделайте вклад в свою копилку счастливых воспоминаний и позвольте себе и своим близким прожить чудесные мгновения ПРАЗДНИКА – закажите организацию и проведение мероприятия в Самаре в нашем event-агентстве!