Организатор и координатор

Чтобы все было гладко, или зачем нужны организаторы и координаторы мероприятий

У каждого из нас есть какое-то призвание. Кто-то отлично учит детей, кто-то водит поезда, кто-то кладет плитку, а кто-то организует праздники и дарит людям положительные эмоции. Некоторые думают, что организацией праздников может заниматься каждый. Однако это не совсем так и есть такие профессии, как координатор и организатор мероприятий. И они, кстати, кажутся европейцам такими же естественными и обычными, как парикмахер или учитель. Ведь никто, кроме педагога не научит ребенка математике, а никто, кроме организатора и координатора, не сделает праздник неповторимым.

Так чем же занимаются координаторы и организаторы праздника? И зачем вообще нужен координатор, если все уже организовано?

Сразу скажем, что координатор мероприятий отличается от организатора. Организатор полностью продумывает концепцию торжества, подбирает исполнителей, делает так, чтобы все идеи заказчика стройно складывались воедино.

Например, такие обязанности выполняет организатор свадьбы:

подбор площадки для проведения торжества,
помощь в составлении меню,
организация регистрации/выездной церемонии,
разработка концепции и сценария мероприятия,
помощь в выборе стиля невесты и жениха,
помощь в выборе фотографа, визажиста, парикмахера,
разработка дизайна печатной продукции, ее изготовление,
подбор ведущего,
подбор и покупка реквизита для конкурсов,
обеспечение оборудованием,
подбор музыкантов,
выбор свадебной флористики,
подбор свадебного декора,
помощь в постановке танца молодых (поиск хореографа),
помощь в выборе торта,
помощь в составлении плана рассадки гостей,
составление тайминга свадебного дня.

Координатор, или распорядитель, приступает к работе непосредственно на мероприятии и следит за тем, чтобы концепция, созданная организатором, соответствовала действительности.

Он отвечает за все происходящее во время торжества: от порядка поздравлений до количества цветов в вазах. Свадебный координатор не просто следит за тем, чтобы все, кто задействован на празднике, прибыли вовремя, он контролирует абсолютно все детали свадьбы. И в случае необходимости поможет решить возникшие проблемы (как кому больше нравится — по сути это одно и то же).

Работа распорядителя начинается еще утром. Он звонит невесте и жениху, чтобы напомнить о том, что запланировано на ближайшие несколько часов. Он контролирует, чтобы парикмахер и визажист приехали к невесте вовремя. Наверное, не стоит объяснять, что малейшее опоздание не только может сбить время, но и расстроить невесту, которая и так волнуется.

Координатор связывается с фотографом и видеооператором, чтобы никто из них не потерялся и не опоздал. Это тоже важно, ведь фотограф обычно снимает день жениха и невесты с самого начала, поэтому, если он приедет хотя бы на минуту позже, то чудесного кадра, где, например, невесте зашнуровывают корсет, может уже и не быть…

Распорядитель следит, во сколько будет подан свадебный кортеж, контролирует работу флористов (все цветы должны быть доставлены вовремя, особенно если речь о букете невесты и бутоньерке). Он наблюдает за тем, все ли карточки для гостей лежат на своем месте, помогает гостям занять свои места, следит за таймингом банкетной части, за доставкой торта.

Одним словом, отвечает за все происходящее. Если вдруг что-то произошло и возникли форс-мажорные обстоятельства, то от координатора зависит принятие решения, что делать дальше.

Итак, координатор мероприятия выполняет следующие функции:

контроль над наличием реквизита
контроль над украшением зала и доставкой цветов
встреча и рассадка гостей
контроль своевременного приезда фотографа, оператора, артистов.
расчет с подрядчиками
контроль проведения банкета
контроль тайминга выступлений и поздравлений
решение текущих вопросов на мероприятии

А теперь представьте, что было бы, если бы невесте, жениху, подружкам или родителям пришлось это делать самостоятельно.

Конечно, многие могут подумать, что достаточно одного организатора, но это совсем не так. Без координатора, который работает непосредственно в день торжества, вся концепция праздника может разлететься, как карточный домик. Поэтому, если вы хотите, чтобы свадьба прошла гладко, вы и ваши гости получали удовольствие, а не бегали, устраняя какие-то неполадки, услуги координатора вам просто необходимы. И это относится не только к свадьбам – есть же еще масса поводов для прекрасных мероприятий!

Специалисты студии событий «Андерсен» рады предложить вам услуги по организации и проведению праздников и мероприятий:

Узнать ответы на все интересующие вас вопросы можно, обратившись по телефону в Самаре: +7 (846) 243-00-67.